7 consells per viure una jornada menys atrafegada

Després de les darreres publicacions sobre la vida ocupada, hi ha una pregunta que apareix gairebé sempre. La sento en formacions, sessions de treball i converses amb professionals que, en realitat, entenen perfectament el problema.

La pregunta és més o menys aquesta:

«Tot això té sentit. Entenc que viure permanentment ocupat no és sostenible i que estar fent coses constantment no significa necessàriament avançar. Però jo treballo en una empresa exigent, tinc l’agenda plena, vaig de reunió en reunió, el correu no s’acaba mai i els missatges arriben constantment. M’agrada la meva feina i fins i tot gaudeixo del repte. Però, enmig d’aquest ritme, com puc triar realment viure i treballar d’una altra manera?»

La pregunta em sembla important perquè toca una realitat molt concreta. És fàcil parlar de vida lenta quan imaginem dies amplis, passejades tranquil·les i hores disponibles per pensar. El problema arriba quan són les nou del matí, ja tens sis reunions al calendari, vint correus pendents i tres persones intentant contactar amb tu al mateix temps.

No es tracta de convertir una jornada exigent en una jornada zen. Tampoc de fugir de la feina, rebutjar l’ambició o fingir que les responsabilitats no existeixen. Es tracta de recuperar petits espais de decisió dins d’un entorn que tendeix a decidir per nosaltres.

Així que anem a la pràctica.

7 consells per viure una jornada menys atrafegada

Abordarem, un per un, alguns dels problemes que apareixen més sovint en el dia a dia professional. Al cap i a la fi, tots disposem de les mateixes vint-i-quatre hores i és probable que molts ens trobem davant de dificultats sorprenentment semblants.

1. Aprendre a triar quan no estar ocupat

Jo començaria distingint entre allò que depèn de tu i allò que no. Hi ha decisions que pots prendre directament i altres que no controles, però sobre les quals potser tens una certa capacitat d’influència. Pots parlar amb el teu responsable sobre la càrrega de feina, revisar terminis, qüestionar prioritats o plantejar una altra manera d’organitzar determinades tasques.

Però abans de fer canvis, hi ha una pregunta més incòmoda i probablement més útil: per què estàs tan ocupat?

Intenta identificar què alimenta realment aquesta sensació d’ocupació constant. La resposta no és igual per a tothom.

• Potser estar ocupat s’ha convertit en una forma de demostrar productivitat i lleialtat a l’empresa.

• Potser ho vius com una mena d’insígnia d’honor, perquè al teu entorn estar sempre desbordat s’ha normalitzat o fins i tot es valora.

• Potser simplement no desconnectes mai i continues disponible quan, teòricament, ja no estàs treballant.

• Potser has acabat associant una agenda plena amb el teu valor, la teva importància o la teva identitat professional.

• O potser l’activitat constant t’ajuda a evitar preguntes més difícils: «Què és realment important per a mi?», «Estic dedicant el meu temps a allò que té sentit?» o «Què vull fer amb la meva vida?»

  
  

Quan comences a veure per què necessites estar tan ocupat, també comences a reconèixer el patró mentre està passant. I és aquí on apareix una mica d’espai per triar una resposta diferent.

«La consciència és el millor agent de canvi.» — Eckhart Tolle

Dedica una estona a pensar què és realment important per a tu. No només a la feina, sinó a la vida. Quan això es torna una mica més clar, també és més fàcil dir «no» a allò que no hi està alineat.

En aquest sentit, et pot ser útil recuperar el resum d’Essencialisme, de Greg McKeown. La seva idea central és senzilla però exigent: si no decidim nosaltres què és essencial, algú altre acabarà decidint com utilitzem el nostre temps.

2. Com deixar de córrer de reunió en reunió

El primer és assegurar-se que les reunions comencin i acabin a l’hora. Pot semblar una obvietat, però en moltes organitzacions encara no ho és. Si tens capacitat per liderar o influir en aquesta qüestió, només aquest canvi ja pot reduir força la sensació de presses, fins i tot si el nombre de reunions no disminueix.

Una pràctica que he vist funcionar bé és reduir lleugerament la durada estàndard de les reunions:

• Una reunió de 60 minuts passa a durar 50 minuts.

• Una reunió de 30 minuts passa a durar 25 minuts.

  
  

Aquests cinc o deu minuts de marge permeten aixecar-se, beure aigua, anar al lavabo o, simplement, deixar que el cap surti d’una conversa abans d’entrar de ple en la següent. No sembla gran cosa, però encadenar reunions sense cap espai entre elles és una de les maneres més ràpides de convertir una jornada exigent en una jornada esgotadora.

També recomano bloquejar de manera intencionada alguns espais al calendari. No com un temps buit que qualsevol pot ocupar, sinó com un temps protegit per treballar amb concentració. Si no reserves espai per pensar, preparar o avançar en les tasques importants, és molt probable que el calendari s’ompli tot sol de reunions i urgències d’altres persones.

3. Com evitar que el correu electrònic domini la jornada

He impartit moltes formacions sobre gestió del temps i productivitat, sobretot en entorns professionals, i aquesta és una de les recomanacions que repeteixo més sovint: no treballis amb el correu electrònic permanentment obert.

• El primer pas és desactivar totes les notificacions, tant a l’ordinador com al telèfon. Sons, finestres emergents i avisos a la pantalla. Cada nova alerta reclama una part de la teva atenció, encara que decideixis no respondre en aquell moment.

• La meva recomanació habitual és consultar el correu dues o tres vegades al dia. Per a la majoria de professionals és suficient. Pots reservar un primer moment al matí, un altre al migdia i, si cal, una última revisió a la tarda. Durant aquests espais, gestiones el correu de manera deliberada. La resta del temps, el correu està tancat.

Això pot incomodar al principi, sobretot si t’has acostumat a respondre de manera immediata. Però hi ha una diferència important entre gestionar el correu i deixar que el correu gestioni la teva atenció.

Quan no estiguis consultant i responent missatges de manera activa, tanca’l. Si la safata d’entrada està sempre oberta, també ho està una porta constant a la distracció.

I això ens porta directament al punt següent.

4. Com deixar de fer diverses tasques alhora sense adonar-te’n

La multitasca és probablement un dels grans mites del món laboral contemporani. Podem tenir diversos projectes oberts, diverses responsabilitats o moltes coses pendents, però això no vol dir que el cervell pugui concentrar-se realment en més d’una cosa alhora.

«El que no podem fer és concentrar-nos en dues coses alhora. Quan parlo d’estar present, no parlo de fer només una cosa alhora. Parlo d’estar centrat en una cosa alhora. La multitasca en si mateixa no és l’enemic de l’essencialisme; fer veure que podem “multifocalitzar-nos” sí que ho és.» — Greg McKeown, autor d’Essencialisme

El problema no és només la dispersió. També hi ha el cost de canviar constantment d’una tasca a una altra.

• «Fins i tot els breus bloquejos mentals creats pel canvi de tasques poden costar fins a un 40% del temps productiu d’una persona.

  
  

Cada vegada que deixes una tasca per mirar un missatge, respondre un correu o consultar una notificació, la teva atenció ha de sortir d’un context i entrar en un altre. I, quan intentes tornar al que estaves fent, no recuperes necessàriament el mateix nivell de concentració de manera immediata.

Per això recomano reduir les interrupcions de manera deliberada. Tanca el correu durant les reunions i durant els períodes de treball concentrat. Silencia o desconnecta la missatgeria instantània quan necessitis pensar. I, si el teu entorn professional ho permet, estableix moments concrets per respondre missatges en lloc de viure pendent de cada avís.

Durant anys he insistit molt en aquesta idea en les formacions sobre gestió del temps: l’atenció és un recurs limitat i cal protegir-la. No n’hi ha prou amb organitzar una llista de tasques si després permetem que qualsevol notificació decideixi què mereix la nostra concentració en cada moment.

5. Com gestionar un ritme de treball que canvia cada dia

Hi ha una gran diferència entre una setmana laboral de quaranta hores en què tens espai per respirar i pensar amb profunditat i una altra de les mateixes quaranta hores convertida en una muntanya russa d’interrupcions, reunions i urgències.

El meu millor consell aquí és molt senzill: anticipa una mica el dia que tens al davant.

Dedica uns minuts, al final de la jornada o abans de començar la següent, a revisar el calendari i les tasques pendents. No per planificar cada minut ni intentar controlar-ho tot, sinó per entendre quin tipus de dia t’espera.

Hi ha dies que permeten treballar amb calma i concentració. D’altres ja neixen fragmentats. Saber-ho amb una mica d’antelació t’ajuda a ajustar les expectatives, protegir els espais importants i preparar-te mentalment per al ritme real de la jornada.

No tots els dies poden ser tranquils. Però una cosa és viure una jornada intensa i una altra és entrar-hi sense haver mirat ni una sola vegada què tens al davant.

6. Com reduir conscientment el ritme quan l’agenda ja és plena

Reduir el ritme de manera conscient combina dues coses: una mica de planificació i la capacitat de reconèixer, en el mateix moment, quan tornes a entrar en la dinàmica de la pressa.

Pel que fa a la planificació, recuperaria el que ja hem comentat al punt 2. Intenta reservar alguns espais al calendari que et permetin tenir una mica de marge durant el dia. No cal que siguin grans blocs de temps. De vegades, deu o quinze minuts sense una reunió, una trucada o una tasca immediata ja poden canviar la manera com arribes al següent compromís.

Però reduir el ritme no sempre depèn de disposar de més temps. De vegades, l’agenda continuarà plena. I és aquí on entra la pràctica de reconèixer què t’està passant mentre passa.

Potser notes que vas accelerat, que respires de manera més superficial, que tens el cos tens o que la ment ja està pensant en la reunió següent mentre encara no ha acabat l’actual. El primer pas no és corregir-ho immediatament, sinó adonar-te’n.

Després pots fer una petita elecció conscient. Aturar-te uns segons. Respirar una mica més profundament. Deixar anar la tensió de les espatlles. Tornar, encara que sigui breument, a allò que tens davant.

No solucionarà una agenda mal organitzada ni reduirà la càrrega de feina. Però pot interrompre, durant uns instants, l’automatisme de la pressa. I, amb pràctica, aquests petits moments poden començar a aparèixer amb més freqüència al llarg del dia.

7. Com trobar espai per a pauses que realment ajudin

La investigació sobre el descans mostra cada vegada amb més claredat la importància de les pauses durant la jornada. Daniel Pink, al llibre When, explora diferents maneres d’interrompre l’activitat per recuperar energia i atenció.

«Si busques la pausa reparadora ideal... considera fer una passejada curta a l’aire lliure amb un amic durant la qual parleu d’alguna cosa que no sigui la feina.» — Daniel Pink

Pink recomana fer tres pauses al llarg del dia. La pregunta és evident: com les integrem en una jornada que ja sembla plena?

Una resposta molt poc sofisticada, però sovint efectiva, és programar-les.

«El que està programat, es fa.» — Daniel Pink

Tendim a pensar que descansarem quan tinguem temps. Però, en molts entorns professionals, aquest moment simplement no arriba. Sempre hi ha un correu més, una tasca pendent o una reunió que es pot avançar. Per això, protegir una pausa al calendari pot semblar excessiu fins que t’adones que protegeixes moltes altres coses amb exactament el mateix sistema.

No cal aplicar aquests set consells de cop. De fet, probablement seria una mala idea convertir una publicació sobre viure menys atrafegat en una nova llista d’obligacions que cal complir.

Tria una o dues coses que tinguin sentit per a tu i prova-les durant un temps. Potser serà tancar el correu durant una hora. Acabar les reunions deu minuts abans. Fer una pausa real al migdia. O, simplement, adonar-te una vegada al dia que estàs corrent sense saber gaire bé per què.

La vida quotidiana no sempre ens permet reduir les exigències. Però gairebé sempre hi ha algun petit espai des d’on podem començar a relacionar-nos d’una altra manera amb la pressa.

I, de vegades, aquest petit espai és suficient per començar.

Pots seguir CALMM  per correu electrònic utilitzant el camp de formulari que hi ha a sota d'aquesta publicació o a les xarxes socials (@Calmm.cat) a  Substack, Facebook, i Instagram.